Scanning

Hochauflösende Scan-Technologien gewährleisten eine detailgetreue Erfassung von Text- und Bildinhalten. Um die gescannten Dokumente effizient nutzbar zu machen, wird eine automatische Texterkennung (OCR) eingesetzt, die Texte durchsuchbar und editierbar macht. Dies erleichtert den schnellen Zugriff auf relevante Informationen und verbessert die Datenverarbeitung. Anschließend werden die digitalisierten Dokumente an unterschiedliche Speicher- und Datenbanksysteme angepasst. Dank der flexiblen Formatkonvertierung, beispielsweise in PDF, TIFF oder XML, können die Daten nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert und langfristig archiviert werden.

Nach der Digitalisierung werden Dokumente automatisch klassifiziert und mit Metadaten versehen, sodass sie effizient durchsucht und gefiltert werden können. Dies erleichtert den Zugriff auf relevante Inhalte und verbessert die Nachvollziehbarkeit und Strukturierung großer Dokumentensammlungen.

Das Paginieren stellt sicher, dass jede einzelne Seite eines digitalisierten Dokuments eine eindeutige, fortlaufende Nummerierung erhält. Diese Methode ermöglicht eine präzise Identifizierung und Referenzierung jeder Seite, unabhängig vom Gesamtumfang der Datei. Durch die unveränderbare Nummerierung bleibt die Originalreihenfolge erhalten, Manipulationen werden verhindert und die rechtssichere Archivierung wird gewährleistet. Besonders in sensiblen Bereichen wie juristischen Verfahren, behördlichen Dokumentationen oder Unternehmensarchiven sorgt das Paginieren für eine klare Struktur und maximale Nachvollziehbarkeit.

Die Verwendung von Hash-Werten sorgt für die Sicherung der Originalität und Unveränderbarkeit von digitalen Dokumenten. Jeder Datensatz wird mit einem einzigartigen, mathematisch generierten Hash-Wert versehen, der als digitale Signatur fungiert. Dieser Hash-Wert stellt sicher, dass jede Datei jederzeit auf ihre Integrität überprüft werden kann. Jede noch so geringe Änderung an den Daten würde den Hash-Wert verändern, wodurch Manipulationen sofort erkennbar würden. Diese Methode bietet insbesondere in rechtlichen, finanziellen und sicherheitskritischen Bereichen eine Garantie für die Authentizität der Dokumente.

Deduplikation umschreibt das Identifizieren und Entfernen mehrfach vorhandener identischen Daten. Dadurch wird die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung gesteigert. Durch den Einsatz fortschrittlicher Technologie wird sichergestellt, dass jedes Dokument nur einmal gespeichert wird. Dadurch wird Speicherplatz frei und die Übersichtlichkeit wird erhöht.